Proje Yönetiminde Öngörülemeyen Risk Kaynakları ve Sonuçları - Saha Ekiplerinin Organizasyonu
Öngörülemeyen Risk Kaynakları ve Sonuçları.
Proje yöneticilerinin öngöremeyecekleri risklerin genelde 3 önemli kaynağı vardır.
Bunların proje maliyetini arttırma imalat takviminde sarkmalar ve düş kırıklığı yaratan sonuçlar gibi devasa etkileri olabilir.
Geleneksel proje yönetimi anlayışında; belirsizliğin yüksek olduğu durumlar noktasında yani işlerin ters gitme olasılığının yüksek olduğu koşullarda; katlımcılar da; çalışanlar da problemler karşısında sessiz kalma eğilimindedirler.
Zamanlama ve programlama öylesine önemlidir ki kimi elemanlar bütçe iş takvimi ve teknik aksaklıklar gibi kaçınılmaz problemleri gündeme getirmekden ödleri kopar. Bu problemi itiraf etmek kişisiel başarısızlığını itiraf etmekle eş değer görülür.
Çoğu idarecinin ani bir hamle ile yada şansın yardımı ile sonunda doğru noktaya ulaşabileceğini umut ederek (ki hemen hemen hiç bir zaman bu gerçekleşmez) problemleri görmezden gelmesine şaşmamak gerek.
Kimi idarecide ki genellikle 2 ve 3 nolu idareciler problemlerin ve onların yol açtığı sıkıntıların iş işden geçene kadar ortaya çıkmayacağını yada problemlerin kendileri ile bir bağı olmayacağını ümit ederler ve bu süreç yaklaştığında da her şey istedikleri gibi olumlu noktaya gelmedi ise bir takım bahaneler ile projeden ayrılırlar. Genellikle bu ayrılmalar iş arkadaşlarından şikayet ederek başlar bu noktada başarısızlık başkalarına mal edilmiş olur.
Sorunu fark eden idareciler ise çözüm arayışını veya taktik değiştirme gereğini ortaya koymak istediğinde de genel yönetimin sert tavrı ile karşılaşır. Değişiklik talebi yönetici tarafından akılcı karşılanmaz çünkü bu noktada da yöneticinin hataları netleşir.
Ne Yapmalı...
1. Görevleri tekrar tekar gözden geçirmek. Görev tanımlarını eksiksiz yapmak ve aynı personel ile çalışmak zorunda iseniz tanımları hafifletmek ve kısa adımlar haline getirmek ve görevi takibe almak yeni görevlerde başaı yüzdesi artıyorsa sonuçları değerlendirerek ilerleme sağlayacak yeni düzeltmeleri yapmak.
2. Hedefleri bölmek kısa vadelere yayarak kolaylaştırmak.
3. Ekibi öğrenme ve uyarlama yeteneğine göre değerlendirmek ve görev dağıtımını buna göre yeniden gözden geçirmek.
4. Tahmine dayanan kararlardan kaçınmak....
Bu yöntem projenin zarar etmesini engellemeyeceği gibi süresini belki uzatacaktır. Ama proje bitecektir. Klasik yöntem ile devam etmeye devam edilecek olursa zarar kat be kat artacağı gibi bitirememe ihtimali de yüksek olacaktır.....
Kaynak: Richard Luecke ve Mimar Mehmet Akif Hatunoğlu.(Proje yönetimi2005).
Saha ekiplerinin organizasyonu....
Proje yöneticilerinin piramitin en altını düzenlerken nelere dikkat edeceği......
Yapılacak olan işin özelliğine göre eleman seçmek ki konu ile ilgili eski çalışanların öncelikle değerlendirilmesi ile başlar. Personel Müdürü eğer kurumsal bir firma düzeni içerisinde ise zaten elinde yeteri kadar eleman bilgisi vardır. Yapılacak işin tanımına göre eleman seçimi bu nokta da kolaylaşır. Asıl sorun bu bilgilerin olmaması noktasında başlar.
1. Eleman seçerken alınan cv de varsa referanslar araştırılır ve tavsiyeler değerlendirilir.
2. Alınan eleman aynı yöre; köy; ahpap; arkadaş ilişkileri ile işe alınmamalıdır.
3. Alınan her elemanın iş bilgisi mini bir testle değerlendirilmelidir.
4. Aynı aileden eleman alınmamasına dikkat edilmelidir.
5. İşe alınacak elemanın şartları çalışma şekli iş tanımı ve konumu peşinen belirtilmelidir.
5. İş güvenliği eğitimi verilmeli ve sertifikalandırılmalıdır.
6. Elemanın işinde ilerlemesi sonunda ek eğitimlerle yükselmesinin zaman ve koşulları anlatılmalıdır.
Kalabalık şantiyelerde Saha düzeni sağlamak için idarecilerin en önemli eleman ayırd etme imkanı görseldir. Alt üst ilişkilerini; sahada sağlayacağınız baret; kıyafet gibi hem koruma amaçlı hemde rütbe gösteren görsellerle kurabilirsiniz.
İşçiler sahada sarı baret takarlar flaşörlü yelek giyerler.
Ekip liderleri sarı baret üzerinde mavi bant kullanırlar.
Formenler mavi baret takarlar.
Genel formanler mavi baret beyaz bant takarlar.
Güvenlik elemanları kırmızı baret takarlar.
Temizlik elemanları yeşil baret takarlar.
Ara idareciler beyaz baret üzeri mavi bant takarlar.( Lise mezunu elemanlar).
Geleneksel olarak teknik elemanlar Beyaz baret takarlar. Teknikerler Beyaz baret üzeri; mavi bant takarlar.
Mimar ve Mühendisler beyaz Baret ve kırmızı bant takarlar.
Yöneticilerin konumlarını belirtilecek farklı işaretlerde kullanılabilir yönetimin kararına bağlı bu işaretler karar sonrası sahaya deklere edilir.
İş durumuna ve risklere bağlı olarak ek baret renkleri kullanılabilir. Yöneticinin kararına bağlı olarak bu ekler yapılır ve deklere edilir.
Sahada çalışacak diğer taşeronlarında elemanları için bu kural zorunlu hale getirilmelidir ki sahada karışıklık yaşanmasın. Ayrıca farklı firmaların elemanları firma amplemlerini baret ve kıyafetlerinde taşımak zorundadır.
Sahada baretsiz dolaşmak kesinlikle yasaktır. Çalışan elemanların baretlerinde firma amplemleri ve güvenlik işaretleri olmak zorundadır. Aksi takdirde saha dışına çıkarılırlar.
Gelen misafirler baret ile ve saha güvenliği nezaretinde yönetimden izin alarak sahada risksiz alanlarda dolaşır.
Saha elemanlarının kıyafetleri ve güvenlik malzemeleri çalışanların alt üst ilişkilerini belirlediği için önemle üzerinde durulmalıdır.
Mimar Mehmet Akif Hatunoğlu.(Proje yönetimi2003).
Proje yöneticilerinin öngöremeyecekleri risklerin genelde 3 önemli kaynağı vardır.
- Tanınmayan yeni teknolojiler .
- Proje planlamacıları ile proje ekibinin deneyim alanı dışındaki işler.
- Projenin boyutları. ( Örneğin şimdiye kadar yaptıkları en büyük inşaatın 4 katlı bina olan mimar mühendis ve müteahhit ekibinin elli katlı bir iş merkezi inşaatı üstlenmesi.
Bunların proje maliyetini arttırma imalat takviminde sarkmalar ve düş kırıklığı yaratan sonuçlar gibi devasa etkileri olabilir.
Geleneksel proje yönetimi anlayışında; belirsizliğin yüksek olduğu durumlar noktasında yani işlerin ters gitme olasılığının yüksek olduğu koşullarda; katlımcılar da; çalışanlar da problemler karşısında sessiz kalma eğilimindedirler.
Zamanlama ve programlama öylesine önemlidir ki kimi elemanlar bütçe iş takvimi ve teknik aksaklıklar gibi kaçınılmaz problemleri gündeme getirmekden ödleri kopar. Bu problemi itiraf etmek kişisiel başarısızlığını itiraf etmekle eş değer görülür.
Çoğu idarecinin ani bir hamle ile yada şansın yardımı ile sonunda doğru noktaya ulaşabileceğini umut ederek (ki hemen hemen hiç bir zaman bu gerçekleşmez) problemleri görmezden gelmesine şaşmamak gerek.
Kimi idarecide ki genellikle 2 ve 3 nolu idareciler problemlerin ve onların yol açtığı sıkıntıların iş işden geçene kadar ortaya çıkmayacağını yada problemlerin kendileri ile bir bağı olmayacağını ümit ederler ve bu süreç yaklaştığında da her şey istedikleri gibi olumlu noktaya gelmedi ise bir takım bahaneler ile projeden ayrılırlar. Genellikle bu ayrılmalar iş arkadaşlarından şikayet ederek başlar bu noktada başarısızlık başkalarına mal edilmiş olur.
Sorunu fark eden idareciler ise çözüm arayışını veya taktik değiştirme gereğini ortaya koymak istediğinde de genel yönetimin sert tavrı ile karşılaşır. Değişiklik talebi yönetici tarafından akılcı karşılanmaz çünkü bu noktada da yöneticinin hataları netleşir.
Ne Yapmalı...
1. Görevleri tekrar tekar gözden geçirmek. Görev tanımlarını eksiksiz yapmak ve aynı personel ile çalışmak zorunda iseniz tanımları hafifletmek ve kısa adımlar haline getirmek ve görevi takibe almak yeni görevlerde başaı yüzdesi artıyorsa sonuçları değerlendirerek ilerleme sağlayacak yeni düzeltmeleri yapmak.
2. Hedefleri bölmek kısa vadelere yayarak kolaylaştırmak.
3. Ekibi öğrenme ve uyarlama yeteneğine göre değerlendirmek ve görev dağıtımını buna göre yeniden gözden geçirmek.
4. Tahmine dayanan kararlardan kaçınmak....
Bu yöntem projenin zarar etmesini engellemeyeceği gibi süresini belki uzatacaktır. Ama proje bitecektir. Klasik yöntem ile devam etmeye devam edilecek olursa zarar kat be kat artacağı gibi bitirememe ihtimali de yüksek olacaktır.....
Kaynak: Richard Luecke ve Mimar Mehmet Akif Hatunoğlu.(Proje yönetimi2005).
Saha ekiplerinin organizasyonu....
Proje yöneticilerinin piramitin en altını düzenlerken nelere dikkat edeceği......
Yapılacak olan işin özelliğine göre eleman seçmek ki konu ile ilgili eski çalışanların öncelikle değerlendirilmesi ile başlar. Personel Müdürü eğer kurumsal bir firma düzeni içerisinde ise zaten elinde yeteri kadar eleman bilgisi vardır. Yapılacak işin tanımına göre eleman seçimi bu nokta da kolaylaşır. Asıl sorun bu bilgilerin olmaması noktasında başlar.
1. Eleman seçerken alınan cv de varsa referanslar araştırılır ve tavsiyeler değerlendirilir.
2. Alınan eleman aynı yöre; köy; ahpap; arkadaş ilişkileri ile işe alınmamalıdır.
3. Alınan her elemanın iş bilgisi mini bir testle değerlendirilmelidir.
4. Aynı aileden eleman alınmamasına dikkat edilmelidir.
5. İşe alınacak elemanın şartları çalışma şekli iş tanımı ve konumu peşinen belirtilmelidir.
5. İş güvenliği eğitimi verilmeli ve sertifikalandırılmalıdır.
6. Elemanın işinde ilerlemesi sonunda ek eğitimlerle yükselmesinin zaman ve koşulları anlatılmalıdır.
Kalabalık şantiyelerde Saha düzeni sağlamak için idarecilerin en önemli eleman ayırd etme imkanı görseldir. Alt üst ilişkilerini; sahada sağlayacağınız baret; kıyafet gibi hem koruma amaçlı hemde rütbe gösteren görsellerle kurabilirsiniz.
İşçiler sahada sarı baret takarlar flaşörlü yelek giyerler.
Ekip liderleri sarı baret üzerinde mavi bant kullanırlar.
Formenler mavi baret takarlar.
Genel formanler mavi baret beyaz bant takarlar.
Güvenlik elemanları kırmızı baret takarlar.
Temizlik elemanları yeşil baret takarlar.
Ara idareciler beyaz baret üzeri mavi bant takarlar.( Lise mezunu elemanlar).
Geleneksel olarak teknik elemanlar Beyaz baret takarlar. Teknikerler Beyaz baret üzeri; mavi bant takarlar.
Mimar ve Mühendisler beyaz Baret ve kırmızı bant takarlar.
Yöneticilerin konumlarını belirtilecek farklı işaretlerde kullanılabilir yönetimin kararına bağlı bu işaretler karar sonrası sahaya deklere edilir.
İş durumuna ve risklere bağlı olarak ek baret renkleri kullanılabilir. Yöneticinin kararına bağlı olarak bu ekler yapılır ve deklere edilir.
Sahada çalışacak diğer taşeronlarında elemanları için bu kural zorunlu hale getirilmelidir ki sahada karışıklık yaşanmasın. Ayrıca farklı firmaların elemanları firma amplemlerini baret ve kıyafetlerinde taşımak zorundadır.
Sahada baretsiz dolaşmak kesinlikle yasaktır. Çalışan elemanların baretlerinde firma amplemleri ve güvenlik işaretleri olmak zorundadır. Aksi takdirde saha dışına çıkarılırlar.
Gelen misafirler baret ile ve saha güvenliği nezaretinde yönetimden izin alarak sahada risksiz alanlarda dolaşır.
Saha elemanlarının kıyafetleri ve güvenlik malzemeleri çalışanların alt üst ilişkilerini belirlediği için önemle üzerinde durulmalıdır.
Mimar Mehmet Akif Hatunoğlu.(Proje yönetimi2003).